Whistleblower Portal.

Whistleblower-Richtlinie

1. Einleitung

Aufgrund des Gesetzes vom 28. November 2022 über den Schutz von Hinweisgebern von Verstößen gegen das Unions- oder nationale Recht, die innerhalb einer juristischen Person des privaten Sektors festgestellt werden, welches eine Umsetzung der Europäischen Whistleblower-Richtlinie 2019/1937 darstellt, muss jeder Person, die im Rahmen eines arbeitsbezogenen Kontextes Informationen über schwerwiegende Probleme im Zusammenhang mit möglichen Unregelmäßigkeiten oder Fehlverhalten in einem privaten Unternehmen erlangt hat, die Möglichkeit eingeräumt werden, diese Unregelmäßigkeiten oder Verstöße zu melden.

Die Anwendung dieser Whistleblower-Richtlinie innerhalb von Peeters OIW NV & Gentals NV erfolgt im Rahmen dieser spezifischen gesetzlichen Verpflichtungen, deren Missachtung die Haftung des Unternehmens nach sich ziehen kann, sowie im Rahmen des berechtigten Interesses des Unternehmens, sämtliche unrechtmäßigen, betrügerischen oder sonstigen unzulässigen Praktiken innerhalb des Unternehmens aufzudecken, um angemessene Maßnahmen dagegen ergreifen zu können.

Ziel dieser Whistleblower-Richtlinie ist es daher, Mitarbeitern und Dritten Transparenz über die bestehenden Kanäle zur Meldung solcher (mutmaßlicher) Unregelmäßigkeiten innerhalb des Unternehmens zu bieten, ohne dass sie hierbei den normalen hierarchischen Weg einhalten müssen.

Auf diese Weise beabsichtigt das Unternehmen, gegen etwaige unrechtmäßige, betrügerische oder sonstige unzulässige Praktiken oder Handlungen vorzugehen, die unter der Kontrolle des Unternehmens stehen, eine unabhängige und vertrauliche Untersuchung zu gewährleisten und mögliche Interessenkonflikte zu vermeiden. Diese Richtlinie begründet jedoch keine Meldepflicht, sondern eine Möglichkeit für Arbeitnehmer des Unternehmens, unter Anwendung bestimmter Garantien Unregelmäßigkeiten innerhalb des Unternehmens zu melden.

2. Begriffsbestimmungen

Für die Anwendung dieser Richtlinie gelten die folgenden Definitionen:

• „Informationen über Verstöße“: Informationen, einschließlich begründeter Verdachtsmomente, über tatsächliche oder mögliche Verstöße, die stattgefunden haben oder mit hoher Wahrscheinlichkeit stattfinden werden, sowie über Versuche der Vertuschung solcher Verstöße;
• „Meldung“ oder „melden“: die mündliche oder schriftliche Mitteilung von Informationen über Verstöße;
• „interne Meldung“: die mündliche oder schriftliche Mitteilung von Informationen über Verstöße innerhalb einer juristischen Person des privaten Sektors;
• „externe Meldung“: die mündliche oder schriftliche Mitteilung von Informationen über Verstöße an den föderalen Koordinator oder an die zuständigen Behörden;
• „Offenlegung“ oder „offenlegen“: das öffentliche Zugänglichmachen von Informationen über Verstöße;
• „Hinweisgeber“ oder „Whistleblower“: eine Person, die Informationen über Verstöße meldet oder offenlegt;
• „arbeitsbezogener Kontext“: gegenwärtige oder frühere berufliche Tätigkeiten im privaten Sektor, durch die Personen Informationen über Verstöße erlangen können und bei denen diese Personen Repressalien ausgesetzt sein könnten, falls sie solche Informationen melden;
• „Unterstützer (Facilitator)“: eine natürliche Person, die einen Hinweisgeber im Meldeprozess unterstützt und deren Unterstützung vertraulich sein muss;
• „betroffene Person“: eine natürliche oder juristische Person, die in der Meldung oder bei der Offenlegung als Person genannt wird, der der Verstoß zugeschrieben wird oder mit der diese Person in Verbindung gebracht wird;
• „Repressalie“: jede direkte oder indirekte Handlung oder Unterlassung infolge einer internen oder externen Meldung oder Offenlegung, die zu einer ungerechtfertigten Benachteiligung des Hinweisgebers führt oder führen kann;
• „anonyme Meldung“: eine Meldung, bei der niemand, nicht einmal der Empfänger, die Identität des Urhebers kennt.

3. Anwendungsbereich

3.1 Persönlicher Anwendungsbereich

Diese Richtlinie gilt für Hinweisgeber, die Informationen über Verstöße in einem arbeitsbezogenen Kontext erlangt haben. Dies bedeutet, dass die nachstehend aufgeführten Meldekanäle und Schutzmechanismen unter anderem offenstehen für:

• derzeitige Arbeitnehmer;
• ehemalige Arbeitnehmer, sofern die Informationen über Verstöße im Rahmen des inzwischen beendeten Arbeitsverhältnisses erlangt wurden;
• Bewerber, sofern die Informationen über Verstöße während des Einstellungsverfahrens oder anderer vorvertraglicher Verhandlungen erlangt wurden;
• Selbständige, die innerhalb der Organisation tätig sind (wie z. B. Freelancer, Berater usw.);
• Anteilseigner sowie Personen, die dem Verwaltungs-, Leitungs- oder Aufsichtsorgan des Unternehmens angehören, einschließlich Mitglieder, die nicht an der täglichen Geschäftsführung beteiligt sind;
• alle Personen, die unter der Aufsicht und Leitung von Auftragnehmern, Subunternehmern und Lieferanten arbeiten;
• Dritte, die mit Hinweisgebern verbunden sind und in einem arbeitsbezogenen Kontext Opfer von Repressalien werden können, wie Kollegen oder Familienangehörige des Hinweisgebers.

3.2 Sachlicher Anwendungsbereich

Die Meldekanäle können zur Anzeige der folgenden Verstöße genutzt werden:

1° Verstöße in folgenden Bereichen:

• öffentliches Auftragswesen;
• Finanzdienstleistungen, -produkte und -märkte, Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung;
• Produktsicherheit und Produktkonformität;
• Verkehrssicherheit;
• Umweltschutz;
• Strahlenschutz und nukleare Sicherheit;
• Lebens- und Futtermittelsicherheit, Tiergesundheit und Tierschutz;
• öffentliche Gesundheit;
• Verbraucherschutz;
• Schutz der Privatsphäre und personenbezogener Daten sowie Sicherheit von Netz- und Informationssystemen;
• Bekämpfung von Steuerbetrug;
• Bekämpfung von Sozialbetrug.

2° Verstöße, durch die die finanziellen Interessen der Union im Sinne von Artikel 325 des Vertrags über die Arbeitsweise der Europäischen Union beeinträchtigt werden;

3° Verstöße im Zusammenhang mit dem Binnenmarkt im Sinne von Artikel 26 Absatz 2 des Vertrags über die Arbeitsweise der Europäischen Union, einschließlich Verstößen gegen die Wettbewerbs- und Beihilfevorschriften der Union.

Nicht unter diese Whistleblower-Richtlinie fallen jedoch:

• Beschwerden über Gewalt, Mobbing und unerwünschtes sexuelles Verhalten, die ein Arbeitnehmer an die im Arbeitsreglement benannte Vertrauensperson oder an den psychosozialen Präventionsberater des externen Dienstes für Prävention und Schutz am Arbeitsplatz richten kann;
• Meldungen in Bezug auf klassifizierte Informationen;
• Meldungen auf der Grundlage von Informationen, die dem ärztlichen Berufsgeheimnis unterliegen;
• Meldungen auf der Grundlage von Informationen, die dem Geheimnis richterlicher Beratungen unterliegen.

4. Meldekanäle

4.1 Internes Meldeverfahren

4.1.1 Interne Meldung

Ein Mitarbeiter (im weit gefassten Sinne des Wortes; siehe oben „Persönlicher Anwendungsbereich“), der der Ansicht ist, dass eine Unregelmäßigkeit vorliegt, kann über einen gesicherten internen Meldekanal eine Meldung erstatten, der einen Dialog zwischen dem Hinweisgeber und der Vertrauensperson/dem Meldungsbeauftragten ermöglicht.
Die Meldung kann über folgende URL erfolgen:
https://grouppeeters.sdwhistle.com/de/home

Als Meldungsbeauftragte des Unternehmens wurden benannt:

• Goedroen Osaer, HR Manager – goedroen.osaer@grouppeeters.com – +32 3 200 37 28
• Bram Van Beeumen, HR Business Partner – bram.vanbeeumen@grouppeeters.com – +32 3 200 37 31

Der Mitarbeiter, der über den internen Meldekanal eine Meldung erstattet, kann dies auch anonym tun.

Das Bestehen des internen Meldekanals lässt das Recht des Mitarbeiters unberührt, sofern er dies für sinnvoll erachtet, vor der Erstattung einer Meldung seinen Personalvertreter und/oder seine Gewerkschaft hinsichtlich seiner Rechte und Pflichten zu konsultieren.

Der Meldungsbeauftragte, der eine Meldung erhält, übermittelt dem Hinweisgeber innerhalb von sieben Arbeitstagen nach Eingang der Meldung eine Empfangsbestätigung.

Der Meldungsbeauftragte registriert die Meldung unter Angabe des Eingangsdatums und ist als Einziger über die Identität des Hinweisgebers informiert. Die Vertraulichkeit der Identität des Hinweisgebers sowie etwaiger in der Meldung genannter Dritter wird jederzeit gewährleistet (d. h. die Identität ist ausschließlich dem Meldungsbeauftragten bekannt). Nicht autorisierte Mitarbeiter haben keinen Zugang zum internen Meldekanal. Bestehen Unklarheiten in der ursprünglichen Meldung, fordert der Meldungsbeauftragte eine Erläuterung an.

Der Meldungsbeauftragte ist für die sorgfältige Nachverfolgung jeder Meldung verantwortlich. Er überprüft die Richtigkeit der in der Meldung enthaltenen Angaben und geht den gemeldeten Verstoß gegebenenfalls an, unter anderem durch Maßnahmen wie eine interne Vorprüfung, eine Untersuchung oder die Beendigung des Verfahrens.

So bald wie möglich und spätestens drei Monate nach der Empfangsbestätigung der Meldung oder – falls keine Empfangsbestätigung an den Hinweisgeber übermittelt wurde – drei Monate nach Ablauf der Frist von sieben Tagen nach der Meldung, informiert der Meldungsbeauftragte den Hinweisgeber über die geplanten oder ergriffenen Folgemaßnahmen sowie über die Gründe für diese Folgemaßnahmen.

4.1.2 Untersuchungs- und Entscheidungsverfahren

Nach Eingang der Meldung leitet der Meldungsbeauftragte eine Untersuchung der mutmaßlichen Unregelmäßigkeiten ein.

In dieser Eigenschaft ist der Meldungsbeauftragte befugt, unabhängig eine Untersuchung innerhalb des Unternehmens durchzuführen.

Der Meldungsbeauftragte hört die Person oder Personen an, über die gemeldet wurde, dass sie an den gemeldeten Unregelmäßigkeiten beteiligt gewesen seien.

Der Meldungsbeauftragte holt Informationen ein und konsultiert die für die Untersuchung erforderlichen Quellen. Auf diese Weise versucht der Meldungsbeauftragte, die vom Hinweisgeber angezeigten mutmaßlichen Unregelmäßigkeiten zu überprüfen.

Bei der Information und Berichterstattung gibt der Meldungsbeauftragte weder die Identität des Hinweisgebers noch die Identität etwaiger in der Meldung genannter Dritter preis.

Der Meldungsbeauftragte berichtet seine Feststellungen schriftlich an das Direktorium oder den Verwaltungsrat (Board) des Unternehmens. Betrifft die Meldung ein Mitglied des Direktoriums, wird der Bericht ausschließlich an den Vorsitzenden des Verwaltungsrats gerichtet.

Das Direktorium (oder der Verwaltungsrat) trifft auf Grundlage des Berichts des Meldungsbeauftragten eine Entscheidung und ergreift gegebenenfalls Maßnahmen.

Der Hinweisgeber sowie die beschuldigte Person bzw. die beschuldigten Personen werden über den Abschluss der Untersuchung informiert.

4.1.3 Garantien

Die Meldung und die Behandlung einer Meldung erfolgen unter Einhaltung von Geheimhaltung und Vertraulichkeit.

Die Identität des Hinweisgebers wird unter keinen Umständen ohne dessen freie und ausdrückliche Zustimmung anderen Personen als den autorisierten Mitarbeitern offengelegt, die für den Empfang oder die Nachverfolgung von Meldungen zuständig sind. Dies gilt auch für alle sonstigen Informationen, aus denen die Identität des Hinweisgebers direkt oder indirekt abgeleitet werden kann.

Von diesem Grundsatz kann nur abgewichen werden, wenn dies aufgrund besonderer gesetzlicher Bestimmungen im Rahmen von Untersuchungen durch nationale Behörden oder gerichtlichen Verfahren eine notwendige und verhältnismäßige Verpflichtung darstellt, insbesondere zur Wahrung der Verteidigungsrechte der betroffenen Person. In diesem Fall werden die Hinweisgeber vor der Offenlegung ihrer Identität darüber informiert, es sei denn, diese Information würde die betreffenden Untersuchungen oder gerichtlichen Verfahren gefährden.

Vom Hinweisgeber wird das Einverständnis verlangt, seine Meldung vertraulich zu behandeln und sie weder unmittelbar noch über Dritte öffentlich zu machen, bis das Verwaltungsorgan des Unternehmens die Beendigung der Untersuchung mitgeteilt hat.

4.1.4 Registrierung von Meldungen

Das Unternehmen führt ein Register über jede eingegangene Meldung unter Einhaltung der genannten Geheimhaltungspflichten. Die Meldungen werden für die Dauer des Vertragsverhältnisses aufbewahrt.

Wird für die Meldung eine Telefonleitung ohne Gesprächsaufzeichnung oder ein anderes Sprachmitteilungssystem ohne Aufzeichnung verwendet, behält sich das Unternehmen das Recht vor, die mündliche Meldung in Form eines genauen Gesprächsprotokolls zu erfassen, das von dem für die Bearbeitung der Meldung zuständigen Mitarbeiter erstellt wird. Der Hinweisgeber hat jederzeit die Möglichkeit, das Gesprächsprotokoll zu überprüfen, zu korrigieren und zur Genehmigung zu unterzeichnen.

Verlangt eine Person ein Gespräch mit dem Meldungsbeauftragten, um eine interne Meldung zu erstatten, stellt das Unternehmen – vorbehaltlich der Zustimmung des Hinweisgebers – sicher, dass ein vollständiges und genaues Protokoll des Gesprächs in dauerhafter und abrufbarer Form geführt wird. Dieses Protokoll wird von dem für die Bearbeitung der Meldung zuständigen Mitarbeiter erstellt. Der Hinweisgeber hat jederzeit die Möglichkeit, die schriftliche Fassung des Gesprächsprotokolls zu überprüfen, zu korrigieren und zur Genehmigung zu unterzeichnen.

4.1.5 Recht auf Schutz der Privatsphäre

Jede Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen einer Meldung, einschließlich des Austauschs oder der Übermittlung personenbezogener Daten durch die zuständigen Behörden oder den föderalen Koordinator, erfolgt gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) (Verordnung (EU) 2016/679) sowie den gesetzlichen Bestimmungen zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten. Personenbezogene Daten, die für die Behandlung einer bestimmten Meldung eindeutig nicht relevant sind, werden nicht erhoben oder – falls sie unbeabsichtigt erhoben wurden – unverzüglich gelöscht.

Der Name, die Funktion und die Kontaktdaten sowohl des Hinweisgebers und jeder Person, auf die sich die Schutz- und Unterstützungsmaßnahmen erstrecken, als auch der betroffenen Person, einschließlich gegebenenfalls der Unternehmensnummer, werden bis zum Eintritt der Verjährung des gemeldeten Verstoßes aufbewahrt.

Diese betroffenen Personen können jeweils ihr Recht auf Auskunft und Berichtigung der sie betreffenden verarbeiteten Daten gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) geltend machen. Sie können sich hierfür auch an die Datenschutzbehörde wenden.

4.2 Externes Meldeverfahren

Ein Mitarbeiter kann Informationen über Verstöße auch über die externen Meldekanäle und -verfahren melden, nachdem er zunächst eine Meldung über die internen Meldekanäle erstattet hat, oder indem er unmittelbar eine Meldung über die externen Meldekanäle vornimmt.

4.2.1 Zuständige Behörden

Die für den Empfang von Meldungen, die Erteilung von Rückmeldungen sowie die Nachverfolgung von Meldungen zuständigen Behörden sind die folgenden:

1° der Föderale Öffentliche Dienst Wirtschaft, KKMU, Mittelstand und Energie;
2° der Föderale Öffentliche Dienst Finanzen;
3° der Föderale Öffentliche Dienst Volksgesundheit, Sicherheit der Lebensmittelkette und Umwelt;
4° der Föderale Öffentliche Dienst Mobilität und Verkehr;
5° der Föderale Öffentliche Dienst Beschäftigung, Arbeit und Soziale Konzertierung;
6° der Föderale Öffentliche Dienst für Soziale Integration, Armutsbekämpfung, Sozialwirtschaft und Großstadtpolitik;
7° die Föderale Agentur für Nuklearkontrolle;
8° die Föderale Agentur für Arzneimittel und Gesundheitsprodukte;
9° die Föderale Agentur für die Sicherheit der Lebensmittelkette;
10° die Belgische Wettbewerbsbehörde;
11° die Datenschutzbehörde;
12° die Behörde für Finanzdienstleistungen und Märkte;
13° die Nationale Bank von Belgien;
14° das Aufsichtskollegium der Wirtschaftsprüfer;
15° die in Artikel 85 des Gesetzes vom 18. September 2017 zur Verhinderung der Geldwäsche und der Terrorismusfinanzierung und zur Einschränkung der Verwendung von Bargeld genannten Behörden;
16° das Nationale Komitee für die Sicherheit der Lieferung und Verteilung von Trinkwasser;
17° das Belgische Institut für Postdienste und Telekommunikation;
18° das Landesinstitut für Kranken- und Invalidenversicherung;
19° das Landesinstitut für die Sozialversicherungen der Selbständigen;
20° das Landesamt für Arbeitsbeschaffung;
21° das Landesamt für Soziale Sicherheit;
22° der Soziale Ermittlungs- und Nachrichtendienst;
23° der Autonome Dienst für Anti-Betrugskoordination (CAF);
24° die Schifffahrtskontrolle.

Mangels Benennung oder sofern keine Behörde sich für den Empfang einer Meldung als zuständig erachtet, tritt der Föderale Ombudsmann als zuständige Behörde für den Empfang von Meldungen, die Erteilung von Rückmeldungen und die Nachverfolgung von Meldungen auf.

4.2.2 Verfahren für externe Meldungen an den Föderalen Koordinator und die zuständigen Behörden

Ein Mitarbeiter, der der Auffassung ist, dass eine Unregelmäßigkeit vorliegt, kann eine Meldung bei der zuständigen Behörde oder beim Föderalen Ombudsmann einreichen.

Jede Behörde richtet einen unabhängigen und autonomen externen Meldekanal für den Empfang und die Bearbeitung von Informationen über Verstöße ein. Die externen Meldekanäle bieten die Möglichkeit, Meldungen schriftlich und mündlich einzureichen. Eine mündliche Meldung ist telefonisch oder über andere Sprachmitteilungssysteme sowie auf Wunsch des Hinweisgebers durch ein persönliches Treffen innerhalb einer angemessenen Frist möglich.

Die benannten zuständigen Behörden legen mittels einer Verordnung oder eines Rundschreibens konkrete Verfahrensregeln für den Empfang und die Bearbeitung von Meldungen fest.

Die zuständige Behörde übermittelt dem Hinweisgeber stets innerhalb von sieben Tagen nach Eingang der Meldung eine Empfangsbestätigung, es sei denn, der Hinweisgeber hat ausdrücklich etwas anderes beantragt oder die zuständige Behörde ist aus berechtigten Gründen der Auffassung, dass eine Empfangsbestätigung den Schutz der Identität des Hinweisgebers gefährden würde.

Die zuständige Behörde verfolgt Meldungen, einschließlich anonymer Meldungen, sorgfältig nach und erteilt dem Hinweisgeber innerhalb einer angemessenen Frist von höchstens drei Monaten oder – in ordnungsgemäß begründeten Fällen – sechs Monaten eine Rückmeldung, sofern keine gesetzliche Bestimmung dem entgegensteht.

Die zuständige Behörde informiert den Hinweisgeber über das Endergebnis der aufgrund der Meldung durchgeführten Untersuchungen unter Einhaltung der einschlägigen nationalen Bestimmungen.

Jede Behörde, die eine Meldung erhalten hat, jedoch nicht für die Behandlung des gemeldeten Verstoßes zuständig ist, übermittelt die Meldung innerhalb einer angemessenen Frist und auf sichere Weise an den föderalen Koordinator, der sie seinerseits an die zuständige Behörde weiterleitet und den Hinweisgeber unverzüglich über diese Weiterleitung informiert.

Ist der Behörde, die die Meldung erhalten hat, bekannt, dass auch andere Behörden zuständig sind, wird die Meldung innerhalb einer angemessenen Frist und auf sichere Weise an den föderalen Koordinator weitergeleitet, der sie an die zuständigen Behörden übermittelt und die Koordinierung sicherstellt.

Die externen Meldekanäle müssen jederzeit den Anforderungen an Unabhängigkeit und Autonomie entsprechen. Dies bedeutet, dass sie sämtliche der folgenden Kriterien erfüllen:

1° durch ihre Gestaltung, Einrichtung und Verwaltung gewährleisten die Kanäle die Vollständigkeit, Integrität und Vertraulichkeit der Informationen und sind für nicht autorisierte Mitarbeiter der zuständigen Behörde nicht zugänglich;
2° sie ermöglichen die dauerhafte Speicherung von Informationen zum Zwecke weiterer Untersuchungen;
3° sie legen die auf die Meldung von Verstößen anwendbaren Verfahren fest, einschließlich der Art und Weise, in der die zuständige Behörde den Hinweisgeber um Klarstellung der gemeldeten Informationen oder um zusätzliche Informationen ersuchen kann, der Rückmeldung sowie gegebenenfalls der Frist für die Rückmeldung und der Art und des Inhalts dieser Rückmeldung;
4° sie enthalten die auf Meldungen anwendbaren Geheimhaltungsvorschriften, insbesondere Informationen über die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß Artikel 21 dieses Gesetzes, den Artikeln 5 und 13 der Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO), Artikel 13 der Richtlinie (EU) 2016/680 sowie Artikel 15 der Verordnung (EU) 2018/1725, jeweils soweit anwendbar;
5° sie legen die Art der Nachverfolgung von Meldungen fest;
6° sie beschreiben die Rechtsbehelfe und Verfahren zum Schutz vor Repressalien sowie die Verfügbarkeit vertraulicher Beratung für Personen, die eine Meldung in Erwägung ziehen;
7° sie enthalten eine Erklärung mit einer klaren Erläuterung der Bedingungen, unter denen Personen, die Meldungen bei den zuständigen Behörden einreichen, vor einer Haftung wegen Verletzung von Geheimhaltungspflichten geschützt sind;
8° sie enthalten die Kontaktdaten des föderalen Koordinators sowie des Föderalen Instituts für den Schutz und die Förderung der Menschenrechte.

4.3 Offenlegung

Neben der Möglichkeit, eine Meldung über den internen oder die externen Meldekanäle einzureichen, hat jede Person die Möglichkeit, Informationen über einen Verstoß öffentlich offenzulegen.

Ein Hinweisgeber, der eine Offenlegung vornimmt, kommt gemäß dieser Richtlinie für den nachstehend vorgesehenen Schutz in Betracht, wenn:

1° der Mitarbeiter zunächst eine interne und externe Meldung erstattet oder unmittelbar eine externe Meldung vorgenommen hat, jedoch infolge dieser Meldung innerhalb der vorgesehenen Fristen keine geeigneten Maßnahmen ergriffen wurden;
2° der Mitarbeiter berechtigte Gründe zu der Annahme hat, dass
a) der Verstoß eine unmittelbare oder tatsächliche Gefahr für das öffentliche Interesse darstellen kann; oder
b) im Falle einer externen Meldung ein Risiko von Repressalien besteht oder es aufgrund der besonderen Umstände des Falles unwahrscheinlich ist, dass der Verstoß wirksam behoben wird, beispielsweise weil Beweismittel zurückgehalten oder vernichtet werden könnten oder eine Behörde mit dem Täter des Verstoßes zusammenwirkt oder an dem Verstoß beteiligt ist.

5. Schutz des Hinweisgebers

5.1 Voraussetzungen

Sofern ein Hinweisgeber:

• begründeten Anlass hatte anzunehmen, dass die gemeldeten Informationen über Verstöße zum Zeitpunkt der Meldung zutreffend waren und dass diese Informationen in den Anwendungsbereich dieser Richtlinie fielen (dieses erste Kriterium wird aus der Sicht einer Person beurteilt, die sich in einer vergleichbaren Situation befindet und über vergleichbare Kenntnisse verfügt); und
• Informationen intern oder extern ordnungsgemäß gemeldet oder Informationen ordnungsgemäß offengelegt hat;

genießt er/sie einen besonderen Schutz vor Repressalien.

Der Hinweisgeber verliert den Schutz nicht allein aus dem Grund, dass eine in gutem Glauben erstattete Meldung als unrichtig oder unbegründet eingestuft wird.

Unterstützer (Facilitators) und mit Hinweisgebern verbundene Dritte kommen ebenfalls für die nachstehend festgelegten Schutzmaßnahmen in Betracht, sofern sie begründeten Anlass zu der Annahme hatten, dass der Hinweisgeber in den Anwendungsbereich des Schutzes dieser Richtlinie fiel.

5.2 Schutzmaßnahmen gegen Repressalien

Erfüllt der Hinweisgeber, der Unterstützer oder ein mit dem Hinweisgeber verbundener Dritter die oben genannten Voraussetzungen, so genießt er Schutz vor jeder Form von Repressalien, einschließlich Androhungen von und Versuchen zu Repressalien. Zu den Repressalien zählen insbesondere folgende Maßnahmen:

1° Suspendierung, vorübergehende Freistellung, Kündigung oder vergleichbare Maßnahmen;
2° Degradierung oder Verweigerung einer Beförderung;
3° Übertragung anderer Aufgaben, Änderung des Arbeitsortes, Gehaltskürzung, Änderung der Arbeitszeiten;
4° Vorenthaltung von Aus- oder Fortbildung;
5° negative Leistungsbeurteilung oder negatives Arbeitszeugnis;
6° Verhängung oder Anwendung einer Disziplinarmaßnahme, eines Verweises oder einer sonstigen Sanktion, wie etwa einer finanziellen Sanktion;
7° Zwang, Einschüchterung, Mobbing oder Ausgrenzung;
8° Diskriminierung, nachteilige oder ungleiche Behandlung;
9° Nichtumwandlung eines befristeten Arbeitsvertrags in einen unbefristeten Arbeitsvertrag, sofern der Arbeitnehmer berechtigterweise davon ausgehen durfte, dass ihm ein unbefristetes Arbeitsverhältnis angeboten würde;
10° Nichtverlängerung oder vorzeitige Beendigung eines befristeten Arbeitsvertrags;
11° Schaden, einschließlich Reputationsschaden, insbesondere in sozialen Medien, oder finanzieller Nachteil, einschließlich Umsatz- und Einkommensverlust;
12° Aufnahme in eine schwarze Liste auf der Grundlage einer informellen oder formellen Vereinbarung für einen gesamten Wirtschafts- oder Geschäftsbereich, wodurch die betreffende Person keine Beschäftigung mehr in diesem Wirtschafts- oder Geschäftsbereich finden kann;
13° vorzeitige Beendigung oder Kündigung eines Vertrags über die Lieferung von Waren oder die Erbringung von Dienstleistungen;
14° Entzug einer Lizenz oder Genehmigung;
15° psychiatrische oder medizinische Überweisungen.

Gegen Personen, die Informationen über Verstöße melden oder eine Offenlegung gemäß dieser Richtlinie vornehmen, dürfen weder zivilrechtliche, strafrechtliche noch disziplinarrechtliche Verfahren eingeleitet noch berufliche Sanktionen aufgrund dieser Meldung oder Offenlegung verhängt werden.

Hinweisgeber können nicht für die Erlangung oder den Zugang zu den gemeldeten oder offengelegten Informationen haftbar gemacht werden, es sei denn, diese Erlangung oder dieser Zugang stellte für sich genommen eine strafbare Handlung dar.

Jede geschützte Person, die der Auffassung ist, Opfer von Repressalien geworden zu sein oder mit Repressalien bedroht zu werden, kann beim föderalen Koordinator eine begründete Beschwerde einreichen, der gemäß Artikel 26 ff. des Gesetzes vom 28. November 2022 über den Schutz von Hinweisgebern von Verstößen gegen das Unions- oder nationale Recht innerhalb einer juristischen Person des privaten Sektors ein außergerichtliches Schutzverfahren einleitet.

Unbeschadet sonstiger administrativer oder außergerichtlicher Rechtsbehelfe hat jede geschützte Person das Recht, im Falle von Repressalien gemäß Artikel 578 des Gerichtsgesetzbuches Klage beim Arbeitsgericht zu erheben.

5.3 Unterstützungsmaßnahmen

Jede geschützte Person hat Zugang zu Unterstützungsmaßnahmen, insbesondere zu:

1° vollständigen und unabhängigen Informationen und Beratungen, die leicht zugänglich und kostenlos sind, über die verfügbaren Rechtsbehelfe und Verfahren zum Schutz vor Repressalien sowie über die Rechte der betroffenen Person, einschließlich ihrer Rechte im Bereich des Datenschutzes; der Hinweisgeber ist zudem darüber zu informieren, dass er Anspruch auf die in diesem Gesetz vorgesehenen Schutzmaßnahmen hat;
2° technischer Beratung in Bezug auf jede Behörde, die am Schutz des Hinweisgebers beteiligt ist;
3° Rechtsbeistand in grenzüberschreitenden straf- und zivilrechtlichen Verfahren gemäß Richtlinie (EU) 2016/1919 sowie Richtlinie 2008/52/EG, einschließlich rechtlicher Beratung oder sonstiger rechtlicher Unterstützung gemäß den Vorschriften über die zweite Linie der Prozesskostenhilfe und den Rechtsbeistand;
4° Unterstützungsmaßnahmen, einschließlich technischer, psychologischer, medienbezogener und sozialer Unterstützung für Hinweisgeber;
5° finanzieller Unterstützung für Hinweisgeber im Rahmen gerichtlicher Verfahren.

Jede geschützte Person kann sich jederzeit auch an das Föderale Institut für den Schutz und die Förderung der Menschenrechte wenden, um rechtliche, psychologische, soziale, IT- und Kommunikationsunterstützung zu erhalten. Das Föderale Institut ist zudem die zentrale Anlaufstelle für Informationen zum Schutz von Hinweisgebern.

Kontaktdaten:
Föderales Institut für den Schutz und die Förderung der Menschenrechte
Leuvenseweg 48, 1000 Brüssel
E-Mail: https://federaalinstituutmensenrechten.be/de/home

6. Sanktionen

Jeder Arbeitnehmer, der gegen die Bestimmungen dieser Richtlinie verstößt, kann mit einer der im Arbeitsreglement vorgesehenen Sanktionen belegt werden.

Ein Arbeitnehmer, der vorsätzlich eine offensichtlich unbegründete Meldung erstattet und damit das Meldeverfahren dieser Whistleblower-Regelung missbräuchlich genutzt hat, kann ebenfalls mit einer der im Arbeitsreglement vorgesehenen Sanktionen belegt werden.

Personen, die mit dem Unternehmen verbunden sind, ohne Arbeitnehmer des Unternehmens zu sein, und die gegen die in dieser Whistleblower-Regelung festgelegten Verpflichtungen verstoßen, können vom Unternehmen mit einer disziplinarischen Sanktion belegt werden.

Darüber hinaus können Hinweisgeber gemäß den Artikeln 443 bis 450 des Strafgesetzbuches bestraft werden, wenn festgestellt wird, dass sie vorsätzlich falsche Informationen gemeldet oder offengelegt haben. Personen, die infolge solcher Meldungen oder Offenlegungen Schaden erleiden, haben Anspruch auf Schadensersatz gemäß vertraglicher oder außervertraglicher Haftung.